Descubra o que é o Office 365 e saiba como ele ajuda a reduzir custos e aumentar produtividade

Artigo do portal CIOnaNuvem apresenta o Office 365, uma das poucas ferramentas utilizadas pelas principais empresas do mundo que também está acessível aos negócios de pequeno e médio porte. O artigo apresenta os pacotes disponíveis e traz exemplos de aplicações práticas dos principais recursos, como o SharePoint e o Skype for Business.

Neste segundo artigo da nossa série sobre as 12 ferramentas que todo pequeno empresário deve conhecer, apresentaremos a primeira ferramenta propriamente dita: o Office 365.

Mostraremos o que é o Office 365, para que ele serve, quais problemas ele ajuda o empresário a resolver, suas principais funcionalidades, os preços e os diferenciais de cada versão.

Concluiremos com a dica de ouro do CIOnaNuvem para a utilização da ferramenta na sua empresa. Não perca esta seção, pois apenas ela já vale a leitura do artigo. Mas, claro, todo o conteúdo é de grande relevância.

Acompanhe e conheça todos os detalhes sobre essa excelente e indispensável ferramenta!

O que é o Office 365?

Antes de definir exatamente o que é Office 365, é importante esclarecer que essa ferramenta não é apenas um produto, mas sim uma família de aplicativos – que a cada dia cresce e ganha novos integrantes.

Você não se deve deixar enganar pelo nome Office e achar que se trata apenas daquele conjunto de softwares de escritório (Word, Excel, Outlook e PowerPoint) que costumávamos adquirir em uma caixinha na livraria mais próxima ou que até já vinha instalado nos PCs recém-adquiridos. Eles ainda estão lá, mas a família cresceu.

O Office 365 é a suíte de produtividade na nuvem da Microsoft. Ele integra os populares aplicativos do Office com uma série de serviços que até poucos anos eram acessíveis apenas a grandes empresas. Tudo sob uma única assinatura mensal por usuário. Alguns dos serviços que merecem destaque são:

  • E-mail de classe empresarial;
  • Gestão de documentos eletrônicos;
  • Videoconferência;
  • Ferramentas para colaboração interna (Intranet) e externa (Extranet);
  • Planejador de tarefas.

Antes de prosseguirmos, vale destacar que neste artigo trataremos apenas sobre o pacote Office 365 Business, que é voltado para empresas com até 300 usuários. Se a sua empresa tem mais de 300 colaboradores, você deverá escolher um dos pacotes Office 365 Enterprise, que têm tudo o que está descrito neste texto e mais alguns recursos avançados voltados para as grandes corporações.

Assista:

Por que usar o Office 365?

Se você ainda não conhece essa ferramenta ou tem dúvidas se ela é ou não uma boa opção para a sua empresa, veja a seguir 3 motivos que comprovam a relevância do Office 365!

1- Redução de custos

Se a sua empresa não usa o Office 365, existe uma boa chance de que, apenas para manter o sistema de correio eletrônico, ela já esteja gastando um valor muito próximo ou até maior do que o que pagaria pelo Office 365.

E tudo fica ainda mais caro se o sistema de correio ainda estiver instalado localmente na sua empresa, incorrendo em custos extras de hardware, sistema operacional e pessoal de suporte especializado. Sendo que todos esses custos deixariam de existir caso fosse utilizado um serviço de nuvem, como o Office 365.

2- Aumento da produtividade da equipe

Poucos aplicativos de nuvem têm uma oferta tão grande e tão variada de ferramentas de produtividade quanto o Office 365. Dessa forma, um dos grandes benefícios obtidos com a implementação dessa ferramenta será a otimização do tempo da equipe.

De acordo com a Mckinsey Consultoria, os trabalhadores gastam em torno de 2 horas por dia procurando informações. Transformando isso em uma informação mais concreta: de cada 5 colaboradores que você tem, apenas 4 estão fazendo “trabalho real”. O mesmo relatório atesta ainda que gastamos outras 2 horas por dia lendo e respondendo e-mails.

Por isso, uma ferramenta como o Office 365, que otimiza a forma como armazenamos e recuperamos documentos e que torna mais ágil a maneira como nos comunicamos com nossos clientes e parceiros, ajuda demais na redução destes tempos, deixando você e os seus colaboradores com mais horas disponíveis para pensar o negócio.

3- Ganho de mobilidade e aumento da segurança

Parece contraditório, mas não é… Ao mesmo tempo em que você ganhará mobilidade, podendo acessar os seus dados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, você terá a tranquilidade de que suas informações estarão armazenadas em datacenters que seguem os mais rigorosos protocolos de segurança do mercado e que atendem a requisitos do governo americano e da União Europeia, só para citar dois exemplos.

Versão Grátis x Versão Paga

O Office 365 não possui versão grátis, mas você pode fazer uma avaliação gratuita por 30 dias.
Se você precisar de um tempo maior, uma dica é assinar o plano mensal com apenas um usuário. Assim, você poderá testar por quanto tempo desejar pagando um pequeno valor mensal. Você poderá cancelar a qualquer momento caso não fique satisfeito.

Para se inscrever para uma avaliação gratuita, clique neste link.

Preços e Pacotes

Conheça a seguir os pacotes disponíveis para os segmentos de pequenas e médias empresas e veja qual é o mais indicado para o seu negócio!

A família Business, voltada para empresas com até 300 colaboradores, possui três pacotes. Em todos eles a cobrança é por usuário e você tem a opção de pagar mensalmente ou de forma anual.

Office 365 Business

  • R$ 38,70 por usuário no plano mensal, ou
  • R$ 382,80 por usuário no plano anual

Dedicado a empresas que desejam contratar apenas os aplicativos Office 2016 para instalação em desktops e notebooks. É a versão moderna daquela caixinha que falamos no início do artigo e é indicado para quem deseja atualizar ou regularizar os Offices que a empresa já utiliza.

Office 365 Business Essentials

  • R$ 23,20 por usuário no plano mensal, ou
  • R$ 232,80 por usuário no plano anual

Este é o plano mais barato e que é indicado para as empresas que desejam contratar apenas os serviços de nuvem. Ele disponibiliza um conjunto de serviços integrados que objetivam aumentar a produtividade da equipe, por isso, é recomendado nos casos em que se deseja iniciar uma experiência de produtividade na nuvem.

Office 365 Business Premium

  • R$ 58,10 por usuário no plano mensal, ou
  • R$ 580,80 por usuário no plano anual

Este é o plano mais completo. Ele agrega todas as funcionalidades dos planos anteriores e é indicado para quando a empresa quer dar um passo além e integrar a experiência dos desktops com a produtividade na nuvem.

É importante destacar que você pode misturar os planos para uma melhor adequação à sua necessidade. Se você tem 10 colaboradores, por exemplo, pode contratar 3 licenças Office 365 Business Premium e 7 licenças Office 365 Business Essentials.

Atente-se para a principal diferença entre os planos anual e mensal (além do preço). No primeiro caso, você paga um ano adiantado e a Microsoft não devolve o dinheiro caso você cancele ou reduza o número de usuários antes do final do período.

Observação: os preços supramencionados foram obtidos em setembro de 2017. Para valores atuais, consulte o site da Microsoft neste link.

As principais funcionalidades

Destacaremos abaixo os principais recursos presentes em cada um dos pacotes para que você analise qual deles se adequa melhor às demandas da sua empresa. Acompanhe!

Office 365 Business

Este pacote disponibiliza os aplicativos do Office 2016 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access e Publisher) para instalação em desktops, laptops, tablets e smartphones.

Você terá sempre a versão mais recente do Office. Os aplicativos são atualizados regularmente, de forma automática, com novas funcionalidades e atualizações de segurança.

Uma licença poderá ser utilizada em até cinco dispositivos para o mesmo usuário. Isto significa que você poderá instalar o Office no seu computador de casa usando a mesma licença da empresa, o que é uma grande vantagem oferecida nesse e também no pacote Premium.

O único serviço de nuvem incluído nesse plano é o OneDrive for Business, que disponibiliza 1 TB de armazenamento e permite sincronizar os arquivos do computador para a nuvem e vice-versa. Você poderá acessar os documentos de qualquer lugar, além de ter a tranquilidade de que poderá continuar trabalhando com os seus arquivos mesmo quando não estiver conectado à internet.

Office 365 Business Essentials
O pacote Business Essentials disponibiliza um conjunto de serviços integrados com recursos que objetivam empoderar o usuário final e aumentar a produtividade da equipe. Os principais são:

Exchange Online: Serviço de e-mail de classe empresarial com segurança avançada e caixa postal de 50 GB por usuário.

Office Online: Permite enviar e responder e-mails e criar e editar documentos Word, Excel e PowerPoint diretamente no navegador. Ideal para quando você está usando uma máquina de terceiros ou não possui o Office instalado.

OneDrive for Business: Semelhante ao plano Business, disponibiliza 1 TB por usuário para armazenamento de arquivos e ferramenta para sincronização entre o computador e a nuvem.

SharePoint: Ferramenta que permite a criação de sites para colaboração avançada de documentos dentro e fora da empresa.

A quantidade e variedade de aplicações que podem ser criadas dentro do SharePoint online faz com que ele mereça um artigo a parte. Para não nos prolongarmos, deixaremos alguns exemplos práticos para que você tenha uma ideia do que pode ser feito com ele:

  • Uma intranet em que cada departamento possui uma área para armazenamento de documentos, publicação de avisos e agenda corporativa;
  • Um site para armazenamento, revisão e publicação de normas e procedimentos;
  • Uma extranet em uma empresa de contabilidade em que cada cliente possui área privativa para compartilhamento de documentos, publicação de notícias e uma agenda de compromissos, onde o cliente é informado sobre o vencimento de obrigações fiscais.

Skype for Business: Às vezes, uma rápida troca de mensagens por chat resolve uma situação que normalmente demandaria uma troca interminável de e-mails. Além de uma ferramenta de chat, o Skype for Business permite reuniões virtuais, videoconferências em HD e o compartilhamento de desktops com pessoas de dentro e de fora da empresa.

Outros aplicativos que merecem destaque e também estão inclusos no pacote:

  • Planner: Para controle de projetos e tarefas;
  • Teams: Um espaço de trabalho para colaboração em equipe;
  • Sway: Uma nova forma de criar apresentações ricas e dinâmicas;
  • Flow: Para automatizar fluxos de trabalho e conectar com serviços externos;
  • Power Apps: Para criar aplicativos.

Office 365 Business Premium

Como já foi dito, este é o pacote mais completo. Reúne todos os recursos disponíveis nos planos Office 365 Business e Office 365 Business Essentials.

Dica de Ouro do CIOnaNuvem

Para finalizar, deixaremos 3 dicas para você que ficou interessado em aderir ao Office 365. Acompanhe!

  1. Quando for contratar o Office 365 procure por um parceiro credenciado pela Microsoft. Além de contar com a assessoria de uma empresa especializada para a implantação, você ainda pode conseguir um preço mais baixo do que o da própria Microsoft.
  2. Combine os pacotes de acordo com a sua necessidade e fique atento às vantagens e desvantagens dos planos mensal e anual.
  3. Antes de migrar os documentos para a nuvem faça uma avaliação dos arquivos e os divida em três categorias:
    • Arquivos duplicados ou que não são mais necessários devem ser eliminados;
    • Documentos recentes ou que são muito acessados devem migrar para o SharePoint 365;
    • O restante migre para o Office 365 OneDrive ou mantenha localmente.

Como foi possível perceber ao longo do artigo, o Office 365 pode ser um grande aliado de empresas de todos os tamanhos e segmentos. Usando essa ferramenta adequadamente, você certamente conseguirá diminuir custos, aumentar a produtividade e otimizar a comunicação com seus colaboradores, clientes e parceiros.

E então, você gostou de conhecer detalhadamente o Office 365? Que tal receber os próximos artigos da nossa série em primeira mão? Para isso, basta assinar a lista VIP do CIOnaNuvem e ficar atento à caixa de entrada do seu e-mail, pois lhe mandaremos uma mensagem sempre que tivermos alguma novidade!

Se você já utiliza o Office 365 e quer conhecer mais dicas de como aproveitar essa ótima ferramenta eu separei para você o artigo Aprenda a criar uma agenda compartilhada usando o recurso “Grupos”, do Office 365. Não perca!

Além disso, caso você tenha ficado com alguma dúvida ou tenha sugestões sobre esse assunto, deixe seu comentário que nós teremos muito prazer em conversar com você!

Até breve!

Artigo publicado originalmente no CIOnaNuvem – O amigo de tecnologia do pequeno empresário.

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